مدل سازی فرآیند چیست؟

مدل سازی فرآیند چیست؟

امروزه بحث شناسایی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از سازمان‌ها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است، مباحث مدیریت و مدل سازی فرایندهای سازمانی می‌تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب وکار سازمان‌ها در نظر گرفته شود.

به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرآیند گویند. هدف از مدلسازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد.

مدل‌سازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرایندها و به منظور استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.

در واقع مد لسازی فرآیندها فعالیتی است که توسط تحلیلگران فرآیندها و به منظور استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید در تمام متدولوژ یها و استراتژ یهای مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می گیرد. در چنین فعالیتی تحلیلگران، از ابزارهای مد لسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می کنند.

سطوح متفاوتی برای مدل سازی فرآیند ها وجود دارد:

- نقشه فرآیند (فلوچارت های ساده از فعالیتها)

- توصیف فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه اما نه به اندازه ای کامل که عملکرد آن را به طور کامل توصیف کند)

- مدل های فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه کامل که فرآیند بتواند تجریه و تحلیل، شبیه سازی و یا اجراشود)

- BPMN که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می دهد.

برخی از مهمترین مزایای استاندارد سازی علائم مورد استفاده در مدل سازی فرآیند به شرح زیر است:

• ایجاد تفکر مشترک و گروهی

• تسهیل ارتباطات

• ایجاد درک متقابل

• راهکار دسترسی به کیغیت

• راهکار بهبود مستمر

• عامل اعتماد مشتری

• عامل رضایت مشتری

• راهکار تشخیص و پیشگیری

• راهکار کنترل

• کاهش هزینه و ضایعات

افراد درگیر در تیم مدل سازی فرآیند:

۱- کارشناس کسب و کار: کسی که دانش زیادی درباره فرآیند دارد.

۲- صاحب فرآیند: فردی که مسئول اجرای کل فرآیند است و اصلاحات فرآیند را تایید می کند.

۳- مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات ها، برای پرسیدن سوال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم درست است.

۴- کارشناس مدل سازی: مسئول طراحی مدل فرآیند است.

چگونه مدل سازی کنیم؟

Top-Down (بالا به پایین): در این روش با معماری فرآیند شروع می کنیم. نخست فعالیتهای فرآیند اصلی را با جریانشان شناسایی می کنیم. سپس هر فعالیت را با جزئیات بیشتر مدل می کنیم.

Bottom-Up (پایین به بالا): در این روش با شناسایی فعالیتها شروع می کنیم. زیر فرآیندها و تراکنش های کسب و کار را مدل می کنیم و آنها را در فرآیند merge می کنیم.

Inside-Out (داخل-خارج): در این روش با فرآیندهای اصلی شروع می کنیم و آنها را با افزودن فرآیندهای پشتیبانی توسعه می دهیم.

نکته: رویکرد داخل-خارج معمولا عملی ترین رویکرد برای مدل سازی فرایند است.

مدل موجود و مدل مطلوب:

- مدل موجود (AS-IS Model): دانستن وضعیت موجود برای هر بهینه سازی در آینده لازم است. ما باید بدانیم که فرآیندی را که باید اجرا شود (فرآیند مطلوب)، مدل می کنیم یا فرآیندی را که واقعا هست.

هنگامی که فرآیند موجود را مدل می کنیم، نباید هیچ اصلاحی انجام دهیم، حتی آنهایی که آشکار هستند، بلکه باید هر اصلاحی را برای فرایند مطلوب یادداشت کنیم.

- مدل مطلوب (TO-BE Model): طراحی مدل بهینه را مدل مطلوب می‌نامیم.

چگونه یک مدل را طراحی کنیم؟

باید حداقل موارد زیر را شناسایی کنیم:

- فعالیتهای فرآیند، در سطوح مختلف جزئیات (بسته به رویکرد انتخابی)

- نقش های مسئول برای اجرای فعالیتهای فرآیند

- رویدادهایی که اجرای فرآیند را trigger کرده و رویدادهایی که جریان فرآیند را قطع می کند.

- اسناد ورودی و خروجی که در فرآیند مبادله می شوند.

- نقش های کسب و کار که بخشی از فرآیند هستند.

منبع: شهریور ۱۳۸۹حمیدرضانیکخو- شیده صیادمنش http://www.pishroit.com/